Datenschutzerklärung

1. Worum es geht

Die Plattform „MobiLotte“ dient Mitarbeiter:innen der Lebenshilfe Tirol dazu, Dienstfahrzeuge zu reservieren, Dienst- und Privatfahrten zu erfassen, Kilometergeld abzurechnen, Mitfahrgelegenheiten zu teilen und Mängel an Fahrzeugen zu melden. Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, wer sie sieht und welche Rechte Sie haben.

2. Verantwortlicher

Lebenshilfe Tirol gemeinnützige GmbH
Ing.-Etzel-Straße 11, 6020 Innsbruck
FN 204418s, Landesgericht Innsbruck
Telefon +43 50 4340 · office@lebenshilfe.tirol

Datenschutzkontakt: Name und E-Mail-Adresse der/des Datenschutzbeauftragten der Lebenshilfe Tirol eintragen

3. Betreiberin und Auftragsverarbeiterin

ideenweberei OG, Gumppstraße 25, 6020 Innsbruck (FN 307362d, Landesgericht Innsbruck) entwickelt und betreibt die Plattform im Auftrag der Lebenshilfe Tirol. Sie verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach Weisung der Lebenshilfe Tirol auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO und nutzt sie nicht für eigene Zwecke.

Technischer Kontakt: service@ideenweberei.com

4. Welche Daten wir wofür verarbeiten

4.1 Konto und Anmeldung

Name bzw. Benutzername, E-Mail-Adresse, Rolle, Organisationseinheit und Standort, Zeitpunkt der Kontoanlage, Anmeldesitzungen. Ihr Passwort wird nicht gespeichert, sondern nur ein kryptografischer Hashwert davon. Einladungs- und Registrierungslinks werden ebenfalls nur als Hashwert gespeichert und laufen ab. Bei der Registrierung halten wir fest, welche Version der Nutzungsbedingungen Sie wann angenommen haben.

Zweck: Zugang und Rechtevergabe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Arbeitsverhältnis, Art. 88 DSGVO.

4.2 Reservierungen

Fahrzeug, Zeitraum, Standort, der von Ihnen eingetragene Zweck und der Status (bestätigt, laufend, storniert).

Zweck: Organisation des Fahrzeugeinsatzes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

4.3 Dienstfahrten mit Dienstfahrzeugen

Kilometerstand bei Beginn und Ende, Beginn und Ende der Fahrt, Start, Ziel und Zwischenhalte, Zweck. Dienstfahrzeuge können mit einem Ortungsgerät ausgestattet sein. Ist ein Fahrzeug damit ausgestattet, übermittelt das Gerät die Position des Fahrzeugs laufend, auch ohne laufende Fahrt. Welche Fahrzeuge betroffen sind, ist in der Anwendung je Fahrzeug ersichtlich. Beim Buchen wird der aktuelle Abstellort eines Fahrzeugs angezeigt, damit Sie es finden.

Zweck: Disposition, Auffinden und Schutz der Fahrzeuge, Nachweis der dienstlichen Nutzung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie die Betriebsvereinbarung nach § 96 bzw. § 96a ArbVG: Bezeichnung und Datum der Betriebsvereinbarung eintragen. Telematikanbieter: Anbieter eintragen.

4.4 Privatfahrten mit eigenem Fahrzeug

Für Kilometergeld können Sie Fahrten mit Ihrem eigenen Pkw oder Fahrrad erfassen: entweder von Hand oder – freiwillig und für jede Fahrt neu – mit der Standortfunktion Ihres Smartphones. Aufgezeichnet wird nur zwischen dem Start und dem Ende der jeweiligen Fahrt, niemals davor oder danach. Die Aufzeichnung lässt sich jederzeit beenden; die Erfassung von Hand steht immer ohne Nachteil offen. Optional können Sie den Kilometerstand eintragen.

Rechtsgrundlage für die GPS-Aufzeichnung: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie mit dem Start einer aufgezeichneten Fahrt erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Für die übrigen Angaben: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

4.5 Kilometergeld

Fahrten, Kilometer, gültiger Satz, Betrag, Prüfstatus und gegebenenfalls die Begründung einer Rückfrage oder Ablehnung. Freigegebene Abrechnungen werden für die Lohnverrechnung exportiert.

Zweck: Abrechnung und steuerlicher Nachweis. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit § 26 Z 4 EStG und § 132 BAO.

4.6 Bezug zu Klient:innen

Bei Fahrten mit Klient:innen kann eine interne Referenz eingetragen werden – kein Name. Diese Angabe sehen nur Sie selbst und Rollen mit ausdrücklicher Berechtigung. Bitte tragen Sie in Freitextfelder (Zweck, Notizen, Mängel) niemals Namen, Gesundheitsangaben oder andere Hinweise auf Klient:innen ein.

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage der Lebenshilfe Tirol für die Leistungsdokumentation eintragen.

4.7 Mitfahrgelegenheiten

Wer freiwillig Plätze anbietet, teilt Start, Ziel und freie Plätze; der Name der fahrenden Person ist nur für berechtigte Rollen sichtbar. Anfragen enthalten Abholort, Zeitwunsch und Notiz. Es werden dabei keine Koordinaten gespeichert, nur Ortsangaben als Text.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (weniger Fahrten, bessere Auslastung); die Teilnahme ist freiwillig.

4.8 Mängel und Wartung

Mängelmeldungen mit Fahrzeug, Zeitpunkt, Beschreibung und meldender Person; Wartungs- und Pickerlfristen der Fahrzeuge.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (Verkehrssicherheit der Fahrzeuge).

4.9 Belegleser mit künstlicher Intelligenz

Auf Wunsch können Sie den Kilometerstand oder einen Zulassungsschein fotografieren und automatisch auslesen lassen. Das Foto wird dazu an die Gemini-Schnittstelle von Google übermittelt und auf unserem Server nicht gespeichert. Das Ergebnis ist ein Vorschlag einer KI, der in der Anwendung als solcher gekennzeichnet ist und von Ihnen geprüft und bestätigt werden muss. Die Eingabe von Hand ist jederzeit möglich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 7.

4.10 Umwandlung von Positionen in Adressen

Damit in der Anwendung Straßennamen statt Koordinaten stehen, werden Positionen auf unserem eigenen Server mit dem Österreichischen Adressregister (BEV) und einer Adressdatenbank abgeglichen. Dabei werden keine Daten an Dritte übermittelt.

4.11 Kartendarstellung

Kartenausschnitte werden von basemap.at über Server der Stadt Wien (maps.wien.gv.at) geladen. Ihr Browser übermittelt dabei Ihre IP-Adresse und den angezeigten Kartenausschnitt. Konto- oder Fahrtdaten werden nicht übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.12 Kalender-Abo

Sie können Ihre Reservierungen über einen persönlichen Link in Outlook oder einen anderen Kalender einbinden. Der Link enthält ein Geheimnis; wer ihn kennt, sieht Fahrzeug, Zeit, Standort und Zweck Ihrer Reservierungen, niemals einen Klientenbezug. Sie können den Link jederzeit neu erzeugen; der alte wird damit ungültig.

4.13 E-Mails

Die Plattform verschickt Reservierungsbestätigungen und Einladungen an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

4.14 Änderungsprotokoll

Wichtige Änderungen (etwa an Fahrzeugen, Abrechnungen, Tarifen und Konten) werden mit Zeitpunkt und handelnder Person protokolliert. Das Protokoll sieht nur die Leitung.

Zweck: Nachvollziehbarkeit und Schutz vor Manipulation. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO, Art. 32 DSGVO.

4.15 Server-Protokolle

Beim Aufruf speichert der Webserver IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung.

Zweck: Sicherheit und Fehlersuche. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 14 Tage – auf dem Server prüfen.

5. Cookies und lokale Speicherung

Die Plattform verwendet ausschließlich Speicherungen, die für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich sind. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge und keine Cookies von Dritten. Nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 ist dafür keine Einwilligung erforderlich; ein Einwilligungsbanner wird deshalb nicht angezeigt.

Sollten künftig Speicherungen hinzukommen, die nicht unbedingt erforderlich sind, holen wir vorher Ihre Einwilligung ein.

6. Wer Ihre Daten sieht

• Sie selbst sehen Ihre eigenen Reservierungen, Fahrten, Routen und Abrechnungen.
• Live-Positionen der Dienstfahrzeuge sehen nur Rollen mit Flottenberechtigung. Mitarbeiter:innen sehen beim Buchen nur den Abstellort des jeweiligen Fahrzeugs.
• Routen Ihrer Privatfahrten sehen nur Sie und die Rolle, die Kilometergeld prüft – nicht die Disposition.
• Wer ein Fahrzeug gebucht hat, sehen nur Disposition und Leitung; alle anderen sehen nur „belegt“.
• Auswertungen enthalten keine Zahlen je Person.
• Eine Übersicht für Ihre eigene Rolle finden Sie in der Anwendung unter „Kurzanleitung“.

Externe Empfänger

• ideenweberei OG, Innsbruck – Betrieb und Wartung (Auftragsverarbeiterin)
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland – Serverbetrieb und E-Mail-Versand in Rechenzentren in Deutschland (Unterauftragsverarbeiterin)
• Google – nur beim Belegleser (Abschnitt 4.9)
• basemap.at / Stadt Wien – Kartenausschnitte (Abschnitt 4.11)
• Telematikanbieter der Dienstfahrzeuge
• Lohnverrechnung der Lebenshilfe Tirol – freigegebene Kilometergeld-Abrechnungen

7. Übermittlung in Drittländer

Grundsätzlich werden alle Daten in der EU verarbeitet. Ausnahme ist der Belegleser: Dabei kann das Foto an Server von Google in den USA übermittelt werden. Google LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die Europäische Kommission am 10.07.2023 einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO erlassen hat. Wenn Sie das vermeiden möchten, tragen Sie die Werte von Hand ein.

8. Speicherdauer

• Konto: bis zum Ende des Dienstverhältnisses, danach Frist eintragen.
• Fahrten und Kilometergeld-Abrechnungen: sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres (§ 132 BAO).
• Positionsdaten der Dienstfahrzeuge: Frist gemäß Betriebsvereinbarung eintragen.
• GPS-Routen von Privatfahrten: Frist eintragen.
• Server-Protokolle: siehe Abschnitt 4.15.
• Sicherungskopien: tägliche Sicherung, die letzten 14 Stände werden aufbewahrt. Gelöschte Daten können deshalb bis zu 14 Tage in Sicherungen verbleiben.

9. Datensicherheit

Verbindungen sind durchgehend verschlüsselt (TLS). Passwörter werden nur als gesalzener Hashwert gespeichert. Der Zugriff ist über Rollen und Organisationseinheiten beschränkt und wird protokolliert. Die Server stehen in Rechenzentren in Deutschland.

10. Automatisierte Entscheidungen

Es gibt keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO. Plausibilitätsprüfungen und KI-Vorschläge weisen nur auf Auffälligkeiten hin; über Abrechnungen entscheiden Menschen.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die Lebenshilfe Tirol (Abschnitt 2).

Sie können sich außerdem bei der Aufsichtsbehörde beschweren:
Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien
dsb@dsb.gv.at · www.dsb.gv.at

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Version.